Vorzimmerassistentenz (w/m/d) für das Sekretariat der Vorständin

Vollzeit

Kennziffer: 14/2025

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Der Deutsche Verein für öffentliche und private Fürsorge e.V. ist das gemeinsame Forum von Kommunen und Wohlfahrtsorganisationen sowie ihrer Einrichtungen, der Bundesländer, der privatgewerblichen Anbieter sozialer Dienste und von den Vertretern der Wissenschaft für alle Bereiche der Sozialen Arbeit, der Sozialpolitik und des Sozialrechts. Er begleitet und gestaltet durch seine Expertise und Erfahrung die Entwicklungen u.a. der Kinder-, Jugend- und Familienpolitik, der Sozial- und Altenhilfe, der Grundsicherungssysteme, der Pflege und Rehabilitation sowie der Migration und Integration.

Der Deutsche Verein wird gefördert aus Mitteln des Bundesministeriums für Bildung, Familie, Senioren, Frauen und Jugend.

Wir suchen zum 16.10.2025 zunächst befristet für zwei Jahre und in Vollzeit eine Vorzimmerassistenz (w/m/d) für das Sekretariat der Vorständin.

Ihre Aufgaben:

Organisation des Büros der Vorständin
Führen von Telefonaten, Bearbeitung der Post, Korrespondenz per E-Mail und Brief; Einrichten von Videokonferenzen
Koordination der Zuarbeiten
Recherchearbeiten zu vorgegeben Fragestellungen
selbständige Bearbeitung von Vorgängen
Terminorganisation und Fristenkontrolle
Dienstreiseplanung und -abrechnung
Pflege der Adressdatenbank, Internets und Intranets
Abwesenheitsvertretung der Sachbearbeiterin der Geschäftsführerin

Wir erwarten:

Berufsausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
Erfahrungen in der Organisation eines Büros
Gute Kenntnisse in allen MS-Office-Anwendungen (insbesondere Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und grundlegende EDV-Kenntnisse (Umgang mit Computern, Software), TYPO3-Kenntnisse von Vorteil
Sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen sowie sichere Kenntnisse der deutschen Rechtschreibung und Grammatik; Englischkenntnisse
Selbstständiges Arbeiten, Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit und Diskretion, freundliches, kooperatives und sicheres Auftreten

Wir bieten:

Eine interessante und verantwortungsvolle Tätigkeit
Fachliche Fortbildungen im Rahmen der Personalentwicklung
Vergütung nach Entgeltgruppe 6 TVöD/Bund/Ost, außertarifliche Vorzimmerzulage in Höhe von 400 Euro monatlich
Gleitende Arbeitszeit
Attraktive Homeoffice-Regelungen
Familienfreundliche Arbeitsbedingungen
Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
Jahressonderzahlung nach TVöD/Bund/Ost
Zuschuss zum BVG Firmenticket

Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung (w/m/d) werden bei gleicher persönlicher und fachlicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bitte senden Sie uns Ihre gesamten Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, etc.).

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung bis zum 19.09.2025 über unser Karriereportal.

Vorabinformationen gibt Ihnen gerne: